Como organizar una cena de empresa

En general todas las empresas organizan uno o varios eventos anuales: reuniones, congresos, convenciones, aniversarios, presentaciones de productos… de carácter externo (para clientes, proveedores, público en general) o de carácter interno (destinado a los trabajadores de la empresa)  

En esta ocasión, vamos a centrarnos en los últimos y, concretamente, en las cenas de empresa. La Navidad es el periodo del año en el que prácticamente todas las compañías celebran una cena con sus empleados y, aunque parece prematuro pensarlo en este momento, es importante comenzar con la planificación para contar con tiempo suficiente para que la cena sea un éxito.  

A la hora de organizar una cena de empresa hay que pensar en todos los detalles para que todo salga perfecto y suponga un elemento de motivación de los empleados, no una obligación más. Es un momento de diversión en el que los componentes de la empresa se encuentran fuera del espacio de trabajo, se conocen mejor e, incluso, establecen nuevos vínculos; esto favorece el ambiente laboral.  

La tendencia ha cambiado a lo largo de los años. Las cenas formales con sobremesas rígidas y discurso final prácticamente han desaparecido. Actualmente, las empresas apuestan por hacer cenas más divertidas que supongan una experiencia festiva y de celebración para sus empleados. Para ello, hay que tener una buena organización y algo de imaginación. 

La fecha y el lugar 

Una de las bases de la cena de empresa es elegir una fecha, teniendo en cuenta que sea una en que puedan asistir todos los trabajadores y que sea un día anterior a alguno en que no haya que trabajar. Para asegurarse, se puede pedir confirmación de asistencia y conocer si hay alguien no le va bien la fecha.

Hay que pensar dónde se celebrará la cena de empresa, eligiendo una zona que sea accesible para todos, preferiblemente en transporte público. En el caso de que el lugar sea alejado, lo ideal es contratar un autobús de empresa.  

 El restaurante  

Debemos elegir un restaurante agradable, con espacio suficiente. Para encontrar un buen restaurante con menú a buen precio debemos comenzar la búsqueda cuanto antes, ya que normalmente hay fechas claves en las que la mayoría de las empresas celebran su cena de Navidad.  

A la hora de elegir el menú hay que pensar en las circunstancias personales de los invitados (gustos, intolerancias, alergias..), incluso se puede consultar con ellos para elegir entre algunos de los menús posibles.

Con el restaurante elegido, se debe preparar la distribución de los comensales. Nuestra sugerencia es no hacer mesas donde los empleados no puedan elegir con quién les toca sentarse o con quién tienen que hablar durante toda la noche. Si la empresa es pequeña, se sentarán todos en la misma mesa; si es grande, la mejor opción es hacer una cena- cóctel, de pie. 

Para hacer que la cena se alargue y haya momentos de más diversión, podremos acordar con el restaurante disponer del espacio para continuar con una fiesta y pactar una barra libre. Otra alternativa es buscar un local cercano al restaurante como una discoteca, un karaoke,.. y pactar un número de bebida por persona a cargo de la empresa.  

Una cena diferente 

Para hacer de este encuentro entre empleados un momento inolvidable, debemos pensar en complementar la cena con experiencias originales y divertidas, de forma que quede en el recuerdo. Cenas temáticas, espectáculos, cluedos, concursos, show cooking… Todo ello personalizado de acuerdo con las características de la empresa.  

Comunicación 

Se debe comunicar todo acerca de la cena de empresa. Las invitaciones se deben hacer personalmente hablando con los empleados o con una invitación por escrito. Lo importante hacerlo de forma que genere ilusión. 

Regalos-premios de la empresa 

Es conveniente que la empresa tenga un pequeño regalo con los empleados. No es necesario invertir mucho dinero, se trata de tener un detalle con ellos como reconocimiento a su labor durante el año. Hay que ser creativos, por ejemplo, se puede realizar un mini-concurso en el que todos voten categorías divertidas: El que no sabe hacer fotocopias, el que más madruga, el que más cafés toma…..  

Regalos entre empleados 

Podemos optar por el clásico Amigo Invisible pero, hay otras ideas más originales. Se pueden comprar entre todos los regalos y que cada persona que quiera el suyo tenga que pasar una prueba: adivinanza, humor, agilidad o destreza. Estas actividades resultan muy amenas y refuerzan los lazos entre los empleados.  

Yolanda Osuna – Directora Triventia, Animación y Eventos

Publicada en AYERYHOY REVISTA