Claves para el éxito en eventos de empresa
Cada vez son más las empresas que organizan eventos especiales para sus empleados o para sus clientes.
El esfuerzo que supone la organización de un acto de este tipo debe tener un retorno, es decir, el resultado debe cumplir con las expectativas que nos marcamos al inicio del proyecto. Para conseguirlo, debemos tener en cuenta las siguientes claves:
1.Qué quiero comunicar. Es el punto de partida y la premisa más importante. El mensaje debe ser muy claro y conciso, es el motivo por el que se organiza el evento. Se trata de una herramienta de comunicación muy potente que debemos emplear para transmitir los valores de la marca. Es una oportunidad única para dar a conocer qué tipo de empresa eres.
2.Con qué objetivo y a quién. Debemos plantearnos qué queremos conseguir con esta actividad. No es lo mismo si se trata de un evento interno en el que el objetivo es formar equipo, reforzar el sentimiento de pertenencia a la empresa, o motivar al personal dentro de sus funciones, que si nos dirigimos al cliente/consumidor . En este caso, los objetivos son otros: aumentar o fidelizar clientes, lanzar al mercado un nuevo producto, potenciar la imagen de productos ya comercializados…
A continuación, definiremos el público objetivo. Debemos ponernos en su lugar, conocer las expectativas que tendrán los asistentes para poder satisfacerlas. ¿Cuál es su perfil de edad, ocupación, intereses? ¿Cuál será su disponibilidad horaria? ¿Cómo facilitaremos su traslado al de evento?… Toda la información que podamos obtener nos ayudará a conseguir la satisfacción de los invitados; este será el mayor éxito ya que si viven una experiencia memorable, serán luego ellos los que se encarguen de viralizarla.
3.Definir el presupuesto. La disponibilidad de presupuesto marcará el tipo de evento que podemos llevar a cabo y nuestra misión será optimizar los recursos para, con los medios de los que disponemos, conseguir óptimos resultados. Nunca debemos olvidarnos de disponer de una reserva para imprevistos. A pesar de hacer una minuciosa planificación del evento, pueden surgir contratiempos que debemos afrontar porque, de lo contrario, pueden influir muy negativamente en los resultados. Una característica fundamental para un organizador de eventos es la capacidad de resolución de eventualidades.
4.Dejar la organización del evento en manos de profesionales. A pesar de que a priori puede parecer que encarecerá los costes contratar a una empresa especializada, la realidad es que los servicios que nos ofrecen este tipo de agencias optimizan los recursos, simplifica las tareas y ahorra tiempo, por lo que supone un ahorro. Además, la experiencia que nos aportan contribuirá directamente a conseguir mejores resultados.
Esta contratación no excluye que un equipo de la empresa se implique, aporte ideas y supervise el trabajo del organizador. En el caso de eventos internos, sugerimos que sea un equipo reducido, manteniendo el factor sorpresa para el resto de empleados.
En eventos externos, habitualmente es el equipo de publicidad y/o marketing quien se encarga de diseñar la estrategia y hacer el seguimiento.
5.Hacer un evento personalizado con la identidad y los valores de la compañía. Tanto la transmisión de mensajes como la puesta en escena del evento deben ser coherentes con la imagen de la empresa: diseño, colores, decoración, escenografía, espectáculos/animaciones….
6.Cuidar todos los detalles. Para ello es imprescindible crear un programa interno de trabajo entre el equipo de la empresa y el organizador: un cronograma con todas las actividades que van a configurar el evento y un calendario de trabajo con tiempos de desarrollo y plazos.
Una vez realizada esta planificación, debemos asegurarnos de que cada paso que damos es el adecuado para conseguir el resultado deseado. Por ejemplo, la elección de un Moderador o Maestro de Ceremonias apropiado es una pieza clave que influirá directamente en la imagen que queremos ofrecer.
7.Difusión del evento. Las redes y la web nos servirán de soporte para comunicar el pre y el post-evento. Pero, además, el espacio debe disponer de wifi para que nuestros invitados puedan retransmitir el evento en directo. El streaming nos ayudará a llegar mucho mas allá de los propios asistentes.
Yolanda Osuna
Publicado en revista Ayer & Hoy
